MANUAL DE EXCEL

IMPRESIÓN DE LA PLANILLA

5.1 Como imprimir rápidamente
1. Carguemos la planilla SUELDOS.XLS.
Al pulsar el botón de la impresora Excel realizara una impresión de todas las celdas con algún contenido, incluyendo también los gráficos y
dibujos existentes. Se tomaran los márgenes y tamaños de pagina según los parámetros por omisión de la impresora declarada en el panel de
Control de Windows . También se adjunta un encabezado y un pie de pagina estándar para numerar las paginas y evitar que se traspapelen.
5.2 Como controlar la impresión
No obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botón, podemos ajustar cada uno de los ítems individualmente para que la impresión que
obtengamos se adapte a nuestro gusto y necesidad. De eso trata este Capitulo.
1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Ajustar pagina; aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre con cuatro solapas.
5.3 Como definir el tipo de papel
En la solapa Pagina encontramos los parámetros del papel.
Aquí podemos controlar:
l La orientación del impreso:
En el recuadro Orientación podemos imprimir con la orientación corriente (opción Vertical) o bien en forma apaisada (opción Horizontal ).
l El porcentaje de escalado:
Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequeña
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Excel
que lo normal. Esto es muy útil cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una
pagina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad
de paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opción Encajar en:
l El tamaño del papel:
En el recuadro Tamaño del Papel podemos pulsar el botón Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos el tamaño de la pagina:
carta, oficio, A4, etc.
l La calidad de impresión:
En el recuadro Calidad de impresión podemos pulsar el botón Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos la resolución de
impresión a utilizar. La posibilidad de acceder a esta definición depende exclusivamente de la impresora seleccionada.
l Numeración:
En el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe comenzar a numerar las paginas con el comando que
se coloca en el encabezado o pie pagina. Esto es útil cuando deseamos incluir una carátula y la numeración de las hojas del informe debe
comenzar en dos.
5.4 Como definir el rango de impresión
E1 rango de impresión indica la parte de la planilla que deseamos imprimir. La selección de este rango no puede ser múltiple.
1. Activemos la solapa Hoja
2. Pulsamos en el recuadro Área de impresión para que aparezca allí el cursor
3. Corremos la ventana a un costado, pulsando en la barra de titulo de la misma.
4. Pulsamos en la planilla para activarla.
5. Seleccionamos el rango A2:G15
Podemos además controlar ciertas opciones:
l E1 recuadro Títulos a imprimir.
l Líneas de división:
Si esta casilla esta activada será impresa una línea tenue entre las celdas, de forma de obtener impreso un cuadriculado similar al que vemos en el
monitor.
l Notas:
Con esta opción las notas incorporadas saldrán impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las celdas.
l Calidad de borrador:
Activando esta opción la calidad de la impresión se vera afectada, pero es mas rápida.
l Blanco y negro:
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Excel
Cuando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecerá en negro. Si utiliza una impresora en color, imprimiendo en
blanco y negro se reduce el tiempo de impresión
l Encabezados de filas y columnas:
Activando esta opción, aparecerán en la impresión, rodeando a las celdas, los nombres de las filas y columnas. También sirve para que al
imprimir las Notas, aparezca la referencia de las celdas en las que están ubicadas.
l Orden de las paginas:
Permite establecer el orden en que se imprimirán las hojas cuando la planilla excede el ancho de pagina. Es posible imprimir las paginas por
columnas o por bandas horizontales.
5.5 Como definir los márgenes
Pulsando en la solapa Márgenes accedemos a un cuadro donde se define lo siguiente:
Superior: se define el margen superior en Cms.
Inferior: se define el margen inferior en Cms.
Izquierdo: se define el margen Izquierdo en Cms.
Derecho: se define el margen derecho en Cms.
Encabezado: se define a que distancia va a estar desde el extremo, también en Cms.
Pie de pagina: se define a que distancia va a estar desde el extremo, también en Cms.
También acá podemos decirle si queremos centrar la paginaHorizontalmente o Verticalmente.
A medida que nos ubicamos en cada recuadro nos va indicando en la Muestra la ubicación parámetro que vamos a modificar.
Y en el dibujo que dice Muestra vemos las referencias de los márgenes establecidos.

Algunos Trucos de Excel

Como ocultar filas y columnas.
Repetir la misma orden varias veces seguidas.
Introducir la fecha y la hora actual.
Atajos del teclado.
Creación de un gráfico actualizable a través de
Internet.
Juegos en Excel
Formatos condicionales
Contador automático de formularios
Formatos rápidos a las columnas
Crear un formulario invisible


Como ocultar algunas filas y columnas.
A veces, es necesario esconder filas o columnas porque molestan, lo podemos hacer con el
ratón, pero hay una forma más sencilla y rápida:
CRTL+9: Ocultar la fila.
CRTL+MAYUS+8: Recuperar la fila.
CTRL+0: Ocultar la columna.
CTRL+MAYUS+9: Recuperar la columna.

Repetir la misma orden varias veces seguidas.

Para aplicar un formato o una orden varias veces seguidas, basta con realizar la acción una
única vez y pulsar la tecla F4 cuantas veces se quiera.


Atajos del teclado.
MAYUS+F1: Insertar una nueva hoja.
F11: Crear un gráfico con el rango seleccionado.
ALT+F11: Abrir el editor de Visual Basic.
ALT+R : Enviar la hoja de cálculo activa como mensaje de correo electrónico.
CRTL+MAYUS+G: Crear una marca de mensaje.
( Para que los atajos de correo electronico funcionen, Outlook 2000 debe ser el gestor de
correo predeterminado)

Creación de un gráfico interactivo actualizable a través de Internet.

1- Crear una gráfica a partir de un rango de celdas con la orden Gráfico del menú Insertar.
2- Seleccionarla y grabarla con la opción Guardar como Página Web del menú Archivo.
3- Se abrirá una ventana, activamos la opción "Selección: Grafico" y "Agregar interactividad".
Click en la opción Publicar.
4- Se ab re otra ventana y activamos la casilla "Abrir la página en el explorador Web". Click
en Publicar.
5- La tabla y la gráfica podrán verse con cualquier navegador de Internet.



Formatos condicionales
Para establecer por ejemplo un color si el contenido de una celda cumple una condición,
selecciona un rango de celdas, accede a Formato - Formato condicional. Podemos escribir
Valor de la celda - Mayor que - 5 y pulsar el botón Formato... Desde ese menú elegimos
un color. Aceptamos y ahora puedes probar a introducir datos en el rango. Todos los valores
mayores que 5 se convertirán en color rojo.

Contador automático de formularios

Para la creación de una hoja que pueda tener un contador para cada formulario tipo se debe
realizar lo siguiente:
1° Creas la plantilla en una hoja con tu formulario
2° Creas una selección y le pones un nombre en el cuadro de nombres de Celdas
3° Ocultas la hoja desde Menú Formato- Hoja Ocultar
4° Posteriormente aprietas las teclas Alt+F11 y aparecerá el entorno de desarrollo de visual
Basic Excell
5° En el cuadro de procedimientos pinchas el método deactivate e inserta el siguiente código



Donde en este caso la hoja se llama Cotización y el Rango al cual se auto numerara es "H7"
(es una celda)
_ Tu puedes designar otros nombres y rangos con la precaución de cambiarlos en este mismo
código


6° Posteriormente Cada vez que necesitas un formulario auto_numerado debes Pinchar
Formato - Hoja - Mostra Seleccionar de la casilla nombre el nombre del rango que contiene tu
formulario -Copiar y luego en una hoja o libro nuevo Pegar y cada vez tendrás un formulario
con un auto numero en la celda que tu dispusiste.

Formatos rápidos a las columnas
El truco consiste en marcar una o varias columnas una vez que tengan datos numéricos. La
forma de darle formato a la(s) columna es por medio del Menu-Formato-Number-decimals. Lo
anterior lo puedes realizar presionando CTRL-SHIFT-1 (el 1 del teclado alfanumerico).

Crear un formulario invisible

Este formato nos permite que los datos seleccionados no sean vistos en
pantalla ni impresos, aunque le cambies el color a la letra.
1.- Selecciona el area a formatear.
2.- Presiona el boton derecho del mouse.
3.- Selecciona la opcion "Formato de Celdas"
4.- En la carpeta "Numero" selecciona "Personalizar#
5.- Escribe ";;;" (tres veces punto y coma)